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Migrar listado de libros en Excel a Aguapey
Migrar listado de libros en Excel a Aguapey
Cosa bastante común el contar en nuestras bibliotecas escolares con un inventario de libros, cd, revistas, etc en una planilla de cálculo. Cosa también bastante común es pensar en automatizar la biblio, hacer el curso/capacitación de Aguapey y no querer cargar de nuevo los miles de libros en el nuevo sistema.
Ahora bien, como lo hago?
Paso 1
Revisar nuestro archivo Excel, y otorgarle la mayor consistencia y uniformidad posible.
Cada columna representa un campo y cada fila un registro.
Autor Principal (el primero que aparece de tres, si hay más autores no se coloca nada aquí y los autores van en Autor Secundario) cargado de la manera normalizada: Apellido, Nombre
Autor Secundario: Apellido, Nombre. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Autores Institucionales: (cuando el autor no es una persona física, sino por ejemplo una institución, congreso, etc) Igual tratamiento que el anterior
Título: al estilo oración, no todo en mayúscula sostenida (vale para todos los datos)
Inventario: cada ejemplar debe poseer uno y por supuesto no puede haber dos iguales. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Tema: Aquí si podemos colocar los términos en mayúscula sostenida. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Si hubiese más datos, tratar que cumplan las reglas de catalogación, AACR2.
Paso 2
Aguapey se maneja con una implementación Marc21, entonces debemos conocer y estudiar el Formato Bibliográfico Marc21 para comprender a que campo Marc le corresponden los datos que tenemos en nuestro Excel.
Marc Bibliográfico en español: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html
Marc Bibliográfico en Inglés (actualizado): http://www.loc.gov/marc/marc.html
Paso 3
Trabajaremos con Winisis y las herramientas de Bireme conocidas como CISIS, más precisamente con MX.
Vamos a usar las Estándar (10/30) para descargarlas: http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28...
Manual en español:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/download/cisis/CISIS-ManualReferencia-...
Winisis:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28...
Paso 4
a) Comienza el trabajo, al archivo Excel (ej.: libros.xls) lo vamos a guardar como libros.csv, elegimos entonces tipo CSV (delimitado por comas)
b) Ahora teniendo la precaución de gardar solo la hoja activa, no las vacías aceptamos las dos ventanas que se aparecerán:
Bueno, ya tenemos nuestro libros.csv, ahora vamos a transformarlo a un archivo ISO 2709, usaremos el ejecutable MX que ya descargamos de Bireme.
c) Antes de seguir vamos a organizarnos creando un directorio/carpeta en donde realizaremos todos los pasos siguientes. Como ejemplo crearemos el directorio SW en nuestro Escritorio, en su interior colocaremos por ahora el archivo csv y el MX.
d) En este momento vamos a entrar a la línea de comandos de Windows. Para ello Inicio –> Ejecutar –> cmd –> Aceptar
Una vez en la consola, nos dirigimos hasta nuestro directorio SW
e) Ahora la magia:
mx seq=libros.csv; from=1 iso=marc.iso -all now
Aparece en el directorio SW un archivo: marc.iso, aún sin el formato Marc21.
Paso 5
Reformateo a Marc21. Podemos hacerlo de dos maneras: con el utilitario RETAG o con un archivo FST. Vamos a usar en esta ocasión un archivo *.FST.
Preparamos las herramientas: vamos al directorio ya creado “SW” y colocamos en el el archivo libros.csv, y un archivo de texto plano que va a llevar las instrucciones para el reformateo.
Este archivo lo llamaremos aguapey.fst y escribiremos en el tres columnas de datos, en la primera el campo correspondiente al formato Marc21 que recibirá los datos, en la segunda la técnica de indizado por defecto 0 (cero) y en la tercera el campo del archivo *.csv correspondiente de esta manera: en nuestro archivo de muestra veremos que el campo 1 o primera columna está ocupado con el número de inventario, el campo 2 con el autor, el 3 con el título y el 4 con el ISBN.
Como ven en la segunda imagen la fila superior, que me servía de guía (Nro Inv., Autor, Título, ISBN) ha desaparecido, la tenemos que eliminar antes de la migración a fin de no generar un registro con esos campos.
El archivo aguapey.fst sería así:
859 0 ‘^a’v1
100 0 ‘^a’v2
245 0 ‘^a’v3
020 0 ‘^a’v4
Paso 6
Instalar CDS/ISIS for Windows, más conocido como Winisis. Con este gestor de BBDD podremos realizar innumerables trabajos sobre nuestro Aguapey.
Instalación paso a paso:
Paso 7
Abrimos la base marc de Aguapey desde Winisis
Paso 8
La importación, vamos a la barra de tareas de Winisis:
Clickeamos en Base de Datos, luego en Importar
Y navegamos hasta el directorio que contenga el archivo marc.iso (en este caso lo copié al directorio Work de mi Winisis).
Cuando lo seleccionamos (doble click) se nos abre otra ventana que nos pide las últimas indicaciones para efectuar la importación, allí debemos colocar en FST de Reformateo la ruta a donde hayamos colocado el archivo, en el ejemplo lo puse en la raíz del disco C.
Dejamos todo lo demás como se ve y aceptamos, al terminar la importación veremos un aviso como este:
La importación se realizó con éxito y ahora observemos el resultado
Todos los datos presentes en el Excel han migrado al formato Marc21 de nuestro Aguapey.
Espero que el presente tutorial los anime a realizar esta tan buscada migración y comiencen a usar Aguapey, el mejor Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria para Bibliotecas Escolares.
Tutorial con imágenes: http://aguapeycordoba.wordpress.com/2009/10/31/migrar-listado-de-li...
Cosa bastante común el contar en nuestras bibliotecas escolares con un inventario de libros, cd, revistas, etc en una planilla de cálculo. Cosa también bastante común es pensar en automatizar la biblio, hacer el curso/capacitación de Aguapey y no querer cargar de nuevo los miles de libros en el nuevo sistema.
Ahora bien, como lo hago?
Paso 1
Revisar nuestro archivo Excel, y otorgarle la mayor consistencia y uniformidad posible.
Cada columna representa un campo y cada fila un registro.
Autor Principal (el primero que aparece de tres, si hay más autores no se coloca nada aquí y los autores van en Autor Secundario) cargado de la manera normalizada: Apellido, Nombre
Autor Secundario: Apellido, Nombre. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Autores Institucionales: (cuando el autor no es una persona física, sino por ejemplo una institución, congreso, etc) Igual tratamiento que el anterior
Título: al estilo oración, no todo en mayúscula sostenida (vale para todos los datos)
Inventario: cada ejemplar debe poseer uno y por supuesto no puede haber dos iguales. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Tema: Aquí si podemos colocar los términos en mayúscula sostenida. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Si hubiese más datos, tratar que cumplan las reglas de catalogación, AACR2.
Paso 2
Aguapey se maneja con una implementación Marc21, entonces debemos conocer y estudiar el Formato Bibliográfico Marc21 para comprender a que campo Marc le corresponden los datos que tenemos en nuestro Excel.
Marc Bibliográfico en español: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html
Marc Bibliográfico en Inglés (actualizado): http://www.loc.gov/marc/marc.html
Paso 3
Trabajaremos con Winisis y las herramientas de Bireme conocidas como CISIS, más precisamente con MX.
Vamos a usar las Estándar (10/30) para descargarlas: http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28...
Manual en español:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/download/cisis/CISIS-ManualReferencia-...
Winisis:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28...
Paso 4
a) Comienza el trabajo, al archivo Excel (ej.: libros.xls) lo vamos a guardar como libros.csv, elegimos entonces tipo CSV (delimitado por comas)
b) Ahora teniendo la precaución de gardar solo la hoja activa, no las vacías aceptamos las dos ventanas que se aparecerán:
Bueno, ya tenemos nuestro libros.csv, ahora vamos a transformarlo a un archivo ISO 2709, usaremos el ejecutable MX que ya descargamos de Bireme.
c) Antes de seguir vamos a organizarnos creando un directorio/carpeta en donde realizaremos todos los pasos siguientes. Como ejemplo crearemos el directorio SW en nuestro Escritorio, en su interior colocaremos por ahora el archivo csv y el MX.
d) En este momento vamos a entrar a la línea de comandos de Windows. Para ello Inicio –> Ejecutar –> cmd –> Aceptar
Una vez en la consola, nos dirigimos hasta nuestro directorio SW
e) Ahora la magia:
mx seq=libros.csv; from=1 iso=marc.iso -all now
Aparece en el directorio SW un archivo: marc.iso, aún sin el formato Marc21.
Paso 5
Reformateo a Marc21. Podemos hacerlo de dos maneras: con el utilitario RETAG o con un archivo FST. Vamos a usar en esta ocasión un archivo *.FST.
Preparamos las herramientas: vamos al directorio ya creado “SW” y colocamos en el el archivo libros.csv, y un archivo de texto plano que va a llevar las instrucciones para el reformateo.
Este archivo lo llamaremos aguapey.fst y escribiremos en el tres columnas de datos, en la primera el campo correspondiente al formato Marc21 que recibirá los datos, en la segunda la técnica de indizado por defecto 0 (cero) y en la tercera el campo del archivo *.csv correspondiente de esta manera: en nuestro archivo de muestra veremos que el campo 1 o primera columna está ocupado con el número de inventario, el campo 2 con el autor, el 3 con el título y el 4 con el ISBN.
Como ven en la segunda imagen la fila superior, que me servía de guía (Nro Inv., Autor, Título, ISBN) ha desaparecido, la tenemos que eliminar antes de la migración a fin de no generar un registro con esos campos.
El archivo aguapey.fst sería así:
859 0 ‘^a’v1
100 0 ‘^a’v2
245 0 ‘^a’v3
020 0 ‘^a’v4
Paso 6
Instalar CDS/ISIS for Windows, más conocido como Winisis. Con este gestor de BBDD podremos realizar innumerables trabajos sobre nuestro Aguapey.
Instalación paso a paso:
Paso 7
Abrimos la base marc de Aguapey desde Winisis
Paso 8
La importación, vamos a la barra de tareas de Winisis:
Clickeamos en Base de Datos, luego en Importar
Y navegamos hasta el directorio que contenga el archivo marc.iso (en este caso lo copié al directorio Work de mi Winisis).
Cuando lo seleccionamos (doble click) se nos abre otra ventana que nos pide las últimas indicaciones para efectuar la importación, allí debemos colocar en FST de Reformateo la ruta a donde hayamos colocado el archivo, en el ejemplo lo puse en la raíz del disco C.
Dejamos todo lo demás como se ve y aceptamos, al terminar la importación veremos un aviso como este:
La importación se realizó con éxito y ahora observemos el resultado
Todos los datos presentes en el Excel han migrado al formato Marc21 de nuestro Aguapey.
Espero que el presente tutorial los anime a realizar esta tan buscada migración y comiencen a usar Aguapey, el mejor Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria para Bibliotecas Escolares.
Tutorial con imágenes: http://aguapeycordoba.wordpress.com/2009/10/31/migrar-listado-de-li...
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Comentario de Diana Rodríguez el noviembre 11, 2009 a las 7:05pm -
Muy buenas tus entradas, Roberto. De muchísimas utilidad. Aparte de muy didáctica! (hasta yo entendí, así que fijate)
un cariño
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